Datenschutzkonforme Speicherung und Aufbewahrung von Protokollen aus Mitarbeiterjahresgesprächen
Mitarbeiterjahresgespräche sind ein zentrales Instrument der Personalentwicklung und -führung. Die Protokolle dieser Gespräche enthalten sensible personenbezogene Daten, deren Speicherung und Aufbewahrung sowohl datenschutzrechtliche als auch arbeitsrechtliche Vorgaben beachten müssen. Dieser Artikel erklärt, wie Sie die Protokolle rechtssicher handhaben – von der Differenzierung der Datenkategorien über die Speicherorte bis hin zur Aufbewahrungsdauer.
1. Differenzierung der Datenkategorien im Protokoll
Mitarbeiterjahresgespräche bestehen in der Regel aus zwei Teilen, die unterschiedliche Datenkategorien umfassen und daher unterschiedlich zu behandeln sind:
Teil 1: Pflichtangaben
Dieser Teil enthält Angaben zu:
- Zufriedenheit der Mitarbeiterin
- Kommunikation im Team
- Stärken und Entwicklungsbedarf
- Zusammenarbeit
Rechtliche Einordnung: Diese Daten sind personenbezogene Daten im Sinne von Art. 4 Nr. 1 DSGVO. Ihre Verarbeitung ist nur zulässig, wenn sie für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Das bedeutet:
- Die Speicherung im Personalprogramm (z. B. in einem Ordner „Mitarbeiterjahresgespräche“) ist erlaubt.
- Zugriffsrechte müssen auf die unmittelbar mit Personalangelegenheiten befassten Personen beschränkt werden, also:
- Geschäftsführung
- Personalabteilung
- Dienstvorgesetzte
- Die betroffene Mitarbeiterin selbst
Dies entspricht den Grundsätzen der Datenminimierung und Zweckbindung.
Teil 2: Freiwillige Angaben
Hier geht es um:
- Persönliche Veränderungs- und Entwicklungswünsche
- Bereitschaft, Fachwissen oder Talente dem Verband zur Verfügung zu stellen
Rechtliche Einordnung: Da diese Angaben freiwillig sind und nicht unmittelbar für das Arbeitsverhältnis erforderlich, ist eine ausdrückliche Einwilligung der Mitarbeiterin nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO erforderlich. Wichtig:
- Die Freiwilligkeit der Angaben muss gewahrt bleiben.
- Es dürfen keine Nachteile entstehen, wenn die Mitarbeiterin keine Angaben macht.
- Die Einwilligung muss dokumentiert werden.
Auch hier ist die Speicherung im Personalprogramm vorzuziehen, da so Nachvollziehbarkeit, Integrität und Zugriffskontrolle sichergestellt werden können.
2. Speicherort: Warum das Personalprogramm die beste Wahl ist
Die Ablage der Protokolle im Personalprogramm ist aus datenschutzrechtlicher Sicht vorteilhaft, weil:
- Strukturierte Datenverarbeitung möglich ist.
- Zugriffsrechte klar geregelt und kontrolliert werden können.
- Die Dokumentation und Nachvollziehbarkeit gewährleistet ist.
Nicht empfehlenswert ist die Ablage in privaten Dateienordnern der Vorgesetzten, da hier:
- Die Nachvollziehbarkeit der Datenverarbeitung fehlt.
- Zugriffskontrollen nicht sichergestellt sind.
- Das Risiko von unbefugtem Zugriff oder Datenverlust besteht.
3. Aushändigung der Originale an die Mitarbeiterin
Es wird empfohlen, der Mitarbeiterin das Originalprotokoll auszuhalten. Dies schafft:
- Transparenz über die gespeicherten Daten.
- Die Möglichkeit für die Mitarbeiterin, die Richtigkeit der Daten zu überprüfen.
- Vertrauen und Akzeptanz im Umgang mit personenbezogenen Daten.
4. Aufbewahrungsdauer: Was ist zu beachten?
Es gibt keine konkrete gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Protokolle von Mitarbeiterjahresgesprächen. Die Aufbewahrung sollte sich an folgenden Kriterien orientieren:
- Erforderlichkeit für das Arbeitsverhältnis: Solange die Daten für Personalentwicklungsmaßnahmen oder die Durchführung des Arbeitsverhältnisses benötigt werden.
- Verjährungsfristen: In der Praxis wird eine Aufbewahrung von bis zu drei Jahren nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses als angemessen angesehen, da dies der regelmäßigen Verjährungsfrist für arbeitsrechtliche Ansprüche entspricht.
- Gesetzliche Aufbewahrungspflichten: Falls spezifische Vorschriften (z. B. aus dem Handels- oder Steuerrecht) greifen, sind diese zu beachten.
- Berechtigte Interessen: Bei potenziellen Rechtsstreitigkeiten können die Protokolle länger aufbewahrt werden, um Ansprüche abzuwehren.
Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses sind die Unterlagen grundsätzlich zu löschen, sofern keine gesetzlichen oder berechtigten Interessen eine längere Aufbewahrung erfordern.
5. Praktische Tipps für die Umsetzung
| Maßnahme | Empfehlung |
|---|---|
| Speicherort | Im Personalprogramm, nicht in privaten Ordnern |
| Zugriffsrechte | Beschränkung auf Personalabteilung, Vorgesetzte und betroffene Mitarbeiterin |
| Einwilligung | Für freiwillige Angaben (Teil 2) schriftlich einholen |
| Aushändigung | Originalprotokoll an die Mitarbeiterin übergeben |
| Aufbewahrung | Maximal drei Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses, sofern keine längeren Fristen gelten |
6. Mögliche Fragen von Nutzern zu diesem Thema
- Dürfen Protokolle von Mitarbeiterjahresgesprächen in privaten Ordnern der Vorgesetzten gespeichert werden?
- Welche Daten aus Mitarbeiterjahresgesprächen gelten als personenbezogen und unterliegen der DSGVO?
- Ist eine Einwilligung der Mitarbeiterin für die Speicherung von Entwicklungswünschen erforderlich?
- Wie lange müssen Protokolle von Mitarbeiterjahresgesprächen aufbewahrt werden?
- Was passiert, wenn eine Mitarbeiterin keine freiwilligen Angaben im Jahresgespräch machen möchte?
7. Tags
- Arbeitsrecht
- Personalakten
- Aufbewahrungsfristen